Personalakte

  • Unter Personalakte versteht man eineAkte oder in elektronischer Form gespeicherteSammlung von Unterlagen(„digitalisierte Personalakte“), die derArbeitgeber über einen Arbeitnehmerführt und die Angaben zur Person undzum Arbeitsverhältnis enthält.
  • Weder die Form noch der Inhalt vonPersonalakten sind gesetzlich geregelt.
  • Der Mitarbeiter hat das Recht, die Personalakteeinzusehen. Das Recht, in diePersonalakten Einsicht zu nehmen, beziehtsich auf alle Unterlagen, die überdie Person des Arbeitnehmers im Betriebvorhanden sind und besteht jederzeit,insbesondere innerhalb der Arbeitszeit.
  • Zur Personalakte gehören auch alle anderenAufzeichnungen und Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis betreffen oder mitihm in Zusammenhang stehen. Hierzugehören auch von den Personalakten getrennt aufbewahrte Sonder- und Nebenakten.
  • Bestimmte Informationen dürfen nicht in die Personalakte aufgenommen werden.Der Arbeitgeber darf insbesondere keine Listen mit Krankentagen oder Krankheitsgründen führen. Auch die Unterlagen eines Betriebsarztes gehören wegen der ärztlichen Schweigepflicht nicht in die Personalakte.
  • Der Arbeitnehmer hat das Recht, wenn Eintragungen durch den Arbeitgeber vorgenommen werden, gegebenenfalls zu verlangen, dass eine Gegendarstellung zur Personalakte genommen wird.
  • Bei unberechtigten Eintragungen, z.B. grundlosen Abmahnungen, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Entfernung.
  • Personalakten sind strikt vertraulich zu behandeln.

Aufbewahrte Unterlage
Inhalte können beispielsweise sein:
Personalbezogene Unterlagen und Vertragsunterlagen

  • Bewerbungsschreiben des Mitarbeiters (Angebot)
  • Arbeitszeugniskopien des Arbeitnehmers (bisherige)
  • Schulabschlusszeugnis
  • Berufsabschluss
  • Lebenslauf und Passbild
  • (erweitertes) polizeiliches Führungszeugnis
  • Arbeitsvertrag mit Stellenbeschreibung
  • Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen
  • Anmeldung zur Krankenkasse
  • Nachweis der monatlichen Krankenkassenbeiträge
  • Sozialversicherungsausweis
  • Unterlagen zu Zusatzversorgungskassen, soweit existent
  • Nachweis zur Anlage vermögenswirksamer Leistungen
  • Nachweis für Kinderlose (Pflegeversicherung)
  • Lohn- und Gehaltsbescheinigungen
  • Unterlagen zur Lohnsteuer
  • Kopien amtlicher Urkunden
  • Kopie des Führerscheins
  • Schwerbehindertenausweis
  • Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse
  • Wehrdienstbescheinigung, Zivildienstbescheinigung
  • Nachstehende Angaben, soweit für die Gehaltshöhe oder sonstige arbeitsvertragliche Regelungen von Bedeutung
  • Antrag auf Orts-, Sozial- oder Familienzuschlag
  • Sterbeurkunde des Ehegatten
  • Heiratsurkunde
  • Geburtsurkunden für Kinder

Sonstige Unterlagen

  • Personalbogen (Deckblatt)
  • Urlaubsliste und Fehlzeitenübersicht
  • Beurteilungen und Bewertungen
  • Ermahnungen (so genannte Missbilligungen) und Abmahnungen
  • Personalentwicklungsplan
  • Bescheinigungen über ärztliche Untersuchungen im Rahmen der Arbeitssicherheit
  • Gesundheitsausweis (beim Umgang mit Lebensmitteln)
  • Weiterbildungsnachweise
  • Nachweis Sicherheitsbeauftragter
  • Werkschutzunterlagen
  • Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter

Will der Arbeitgeber Eignungstests oder grafologische Gutachten aufnehmen, bedingt dies die ausdrückliche Zustimmung des Arbeitnehmers.

Aufbewahrung

Der Arbeitgeber muss das Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters wahren und auch für den Datenschutz sorgen. So sind personenbezogenen Mitarbeiterdaten gegen unbefugte Einsichtnahme durch Dritte (Mitarbeiter, Kunden usw.) zu sichern.
Nur den unmittelbar mit der Bearbeitung dieser Unterlagen betrauten Kräften sowie den Vorgesetzten des Mitarbeiters ist der Zugang zur Personalakte, und zwar nach entsprechender Sicherheitsbelehrung zu ermöglichen.
Sollte es betriebsbedingt erforderlich sein, Teile der Personalakte aus organisatorischen Gründen an verschiedenen
Betriebsstandorten aufzubewahren, so hat in der Stammakte ein entsprechender Verweis zu stehen.
Neben der Hauptakte kann es eine so genannte Beiakte (oder Sonderakte) geben, in welcher etwa sehr sensible Unterlagen (beispielsweise über Krankheiten, Gerichtsurteile, Betriebliches Eingliederungsmanagement), gegebenenfalls im verschlossenen Kuvert, aufbewahrt werden. Damit wird erreicht, dass bei der laufenden Sachbearbeitung solch vertrauliche Angaben möglichst selten erscheinen.

Einsichtnahme

Der betroffene Mitarbeiter hat das Recht zur uneingeschränkten Einsicht in die ihn betreffenden Aufzeichnungen und kann diese Einsichtnahme auch in Begleitung einer betriebsfremden Person bzw. gemeinsam mit dem Betriebsrat / Mitarbeitervertretung verlangen.
Ein schwerbehinderter Mensch hat das Recht, bei Einsicht in die über ihn geführte Personalakte oder ihn betreffende Daten des Arbeitgebers die Schwerbehindertenvertretung hinzuzuziehen. Das Recht auf Einsicht besteht jederzeit während der Dauer des Arbeitsverhältnisses ohne besonderen Grund.
Hierzu kann der Betrieb Sprechstundenzeiten festlegen. Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses besteht ebenfalls ein Einsichtsrecht des (ehemaligen) Arbeitnehmers.
Die Akte ist jeweils vollständig vorzulegen. Das vorherige Entfernen von Unterlagen und ihr Wiedereinfügen nach Einsichtnahme des Beschäftigten wäre ein falsches Verhalten auf Arbeitgeberseite.
Personalakten sind vertraulich. Dritten ist die Einsichtnahme grundsätzlich verwehrt.
Auch der Personal- oder Betriebsrat oder Behörden haben im Regelfall keinen Zugriff.

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